2リフォーム時の打ち合わせ内容を記録していますか？
さてリフォームシステムについての連載３回目です。
本日は、2：リフォーム時の打ち合わせ内容を残していますか？についてです。
皆さん、顧客との打ち合わせ内容はどういう形で保管されていますか？実はほとんどの会社でこの打ち合わせ履歴をしっかりと記録されて居ない所が多いです。
顧客との打ち合わせで一番多く存在する問題点が、言った言わないの問題です。もちろん、決定した事項を書類として顧客に提出し検印等をもらっていれば別ですが、仮に貰っていたとしても各営業がそれぞれ保管していませんか？
これで起こる問題点として営業が不在の場合や退職した場合、どんな内容を打ち合わせしたのか不明です。その為、顧客と言った言わないの問題が発生したりする可能性が高いです。不動産だけでなくあらゆる業界で同じような事が起こっています。
リフォームシステムに打ち合わせ内容を履歴として残し検索する
弊社が提唱するリフォームシステムでは顧客とのやり取りを、いつ？だれが？どんな内容を？打ち合わせしたのか？システム内で履歴として残していく事が出来ます。
利点がいくつかございますので最大の利点は、必要時に検索が可能という点です。
誰が？いつ？どの顧客と？どんな内容について打ち合わせしたのか？・・・打ち合わせ内容が履歴としてシステムに残ってる場合、顧客名を検索し顧客画面に映ります。そして顧客との打ち合わせ内容を検索し、瞬時にどんな内容で打ち合わせしてたのか？判明します。こうしておくことで、社内全体で情報を共有出来、営業が退職した場合等も引継ができます。
こういう仕組みを作っておけば言った言わないの問題は起こりにくくなり、仮に担当が不在で顧客から電話があったとしても受付者が現在の打ち合わせ内容を瞬時に把握出来る為、対応の仕方が変わってきます。他社と比べた時にしっかりとした印象が出来る事は間違いないでしょう。
さて次回は、3：リフォームシステムで見積書・請求書も一元管理についてです。
- 同カテゴリ記事一覧：不動産システムTIPS << ネタ帳ブログTOPへ
- 新しい記事
3リフォームシステムで見積書・請求書も一元管理
